Un saludo estimado (a) lector (a)
Hoy desde mi ciudad natal Medellín, le deseoun feliz año lleno de muy buenas experencias y venturosos negocios. Hoy continuo con mis intervenciones en el área de gestión de proyectos; espero sean de utilidad para su emprendimiento, sea o no de la industria de alimentos.
Cuando se tienen identificadas las estructuras de poder en una organización y su relación con el entorno, se hace necesario caracterizar la organización y definir la causa raíz de los problemas de la misma para dar soluciones útiles y acordes a las capacidades actuales.
El proceso de gestión de proyectos no se enfoca a dar soución a los efectos de los problemas, se concentra en erradicar las causas focales de los mismos. Una de las metodologías de mayor uso en la caracterización de las situaciones que limitan el crecimiento de una empresa, es el árbol de problemas.
En este artículo le explicaré como aplicar esta herramienta adecuadamente para definir la hoja de ruta y el diseño instruccional de su poyecto.
¿Qué es el árbol de problemas?
Para hacerlo más práctico podemos definir la metodología del árbol de problemas como una separación gráfica de una situación en dos componentes: Las causas y los efectos.
Dicha representación gráfica permite explicar la relación de una causa con sus efectos. Puede darse la condición de que varios efectos se deban a una o varias causas de manera simultánea y aquí es donde se considera valiosa esta herramienta, permite ver con claridad los problemas ocultos de la organización o las posibles oportunidades de mejora en el diseño de nuevos productos o negocios.
Dicha representación gráfica permite explicar la relación de una causa con sus efectos. Puede darse la condición de que varios efectos se deban a una o varias causas de manera simultánea y aquí es donde se considera valiosa esta herramienta, permite ver con claridad los problemas ocultos de la organización o las posibles oportunidades de mejora en el diseño de nuevos productos o negocios.
¿Qué se debe tener en cuenta antes de desarrollar el ejercicio?
Antes de aplicar la herramienta es importante que usted:
- Tenga un resumen del contexto y las estructuras de poder de su organización ó emprendimiento.
- Posea claridad sobre el concepto Problema. En gestión de proyectos un problema no es la ausencia de una solución, sino un estado existente en tiempo real y negativo. Es muy importante que usted no caiga en el error de que un problema es la falta de un bien físico,; usted debe centrarse en la falta de acciones o sistemas que permitan el funcionamiento de su proyecto
Ejemplo:
- No hay repuestos para la máquina: Incorrecto
- El equipo no funciona: Correcto
- No cuento con vendedores para hacer la labor de promoción y venta: Incorrecto
- La empresa adolece de una estrategia en comercialización: Correcto
- Identifique claramente qué efectos reales son los que se generan por cada uno de los problemas encontrados. No sirve definir efectos futuros sino los que realmente se presentan.
Forma de desarrollar el árbol de problemas:
- Previamente los implicados en el problema deben contar con un documento resumen en donde se explique el contexto. Es vital para que el proceso no se dilate o se dirijan esfuerzos que nada tiene que ver con el motivo de la reunión. Le recomiendo que estas sesiones de planeación se hagan en lugares cálidos y que no tengan distactores de ningún tipo.
- Con las personas implicadas hacer un listado de todos lo problemas.
- Identificar y seleccionar el problema central y que abarca en gran medida los demás problemas encontrados o la situación negativa que realmente se desea solucionar
- Sobre dicho problema central definir los efectos que se producen en el momento
- También sobre el problema central identificar las causas por la cuales éste se presenta.
Un ejemplo:
- Resumen del contexto:
La empresa Carolina La Grilla se dedica a la producción de snacks y cereales para el desayuno. Desde el año pasado presenta una disminución en sus ventas debido a una entrada de nuevos competidores en su actividad.
La empresa siempre ha vendido sus productos de manera directa, sin intermediarios; uno de los dueños de la empresa es el encargado de visitar a los clientes, no posee una formación técnica en el área comercial sin embargo, gracias a sus buenas relaciones ha logrado vender los productos.
Los procesos de fabricación son en un 50% artesanales y usan mucha mano de obra por lo cual sus procesos con referenciación a la nueva competencia que usa nuevas tecnologías tienen mayor costo.
La empresa siempre ha vendido sus productos de manera directa, sin intermediarios; uno de los dueños de la empresa es el encargado de visitar a los clientes, no posee una formación técnica en el área comercial sin embargo, gracias a sus buenas relaciones ha logrado vender los productos.
Los procesos de fabricación son en un 50% artesanales y usan mucha mano de obra por lo cual sus procesos con referenciación a la nueva competencia que usa nuevas tecnologías tienen mayor costo.
La empresa desea mejorar su situación competitiva pero no sabe cual sería la mejor estrategia para volver a la senda de éxito en el área comercial.
- Listado de problemas:
- Los procesos de la compañía son de alto costo, hacen que los productos no sean diferenciadores frente a la competencia.
- El proceso comercial es empìrico y centrado en una sola persona.
- La compañía adolece de estrategias de comercialización alternativas que permitan crear nuevos canales de comercialización.
- Segmentación del mercado basada en el precio y no en las necesidades del cliente.
- Luego de una gran deliberación se identifica el problema central:
Los procesos de la compañía son de alto costo, hacen que los productos no sean diferenciadores frente a la competencia.
- Elaboración del árbol gráfico.
Sugiero que en esta fase se usen tarjetas fijadas en un tablero para construir dicho gráfico. Es importane que un moderador de la sesión realice el plano general en una hoja y enviarlo en la próxima sesión a las personas que realizaron la sesión.
Dar click en la imagen para ampliar
Espero que esta instrucción sea de gran ayuda, en la próxima sesión iniciaremos el diseño instruccional del proyecto.
Aprovecho para hacerle una invitación:
Un gran amigo y miembro de la comunidad Seiton, Fernando Arbiza desea compartir sus conocimientos en Apicultura para empresarios y emprendedores de este sector.
Fernando es Técnico Apícola y un experto de talla internacional en la materia. Se desempeña como consultor, asesor , investigador y gestor de varios proyectos en esta actividad en España, Portugal, México y Uruguay.
Estamos planeando desarrollar un curso virtual de apicultura en la plataforma de Elearning de la Comunidad Seiton. Si está interesado en saber cómo montar un proyecto en la industria mielera busca mayor información
Visita el perfil de Fernando en nuestra Comunidad Seiton.
Hasta la próxima,
Adrián Esteban Rodríguez Álvarez
Director Ejecutivo
Comunidad Seiton
Consultas:
adrianrodriguez@comunidadseiton.org
Cel. 315 2006387
Skype: directorejecutivo2
Medellín Colombia
