El análisis de involucrados es la clave para cualquier proyecto.

Un buen día estimado lector. Espero se encuentre disfrutando del mundial y si es colombiano pues espero se encuentre celebrando pues es casi un hecho que pasamos a octavos de final.

Hoy escribo este post para hablar de un tema bastante crítico relacionado con la estructuración y puesta en marcha de proyectos, algo que por lo general se olvida y que es prácticamente genera los peores desastres en materia de ejecución y uso eficiente de los recursos. Hablo del análisis de involucrados, aspecto que permite evaluar si hay o no condiciones y clima para diseñar, prototipar, validar y poner en marcha cualquier proyecto.

Me atrevo a tocar este aspecto debido a que en los últimos días he estado conversando con varias instituciones dedicadas al emprendimiento social (en su mayoría corporaciones y fundaciones) y que están solicitando mi ayuda para estructurar proyectos para la búsqueda de recursos de cooperación. Por lógica pensaría que este tipo de organizaciones tienen una disciplina avanzada en el uso del marco lógico como mejor práctica para la estructuración de proyectos. La realidad es otra: Hay un desconocimiento de todas las fases y siguen cometiendo el mismo error:  Estructurar proyectos sin tener un estudio claro de las necesidades, intereses y expectativas de los interesados.

"El no hacer un buen análisis de involucrados permite aumentar el riesgo en etapas posteriores relacionadas con la ejecución y control de cualquier proyecto"  

Sigo viendo este error generalizado,  tal vez por desconocimiento o porque las mismas organizaciones adolecen de procesos que permitan una comunicación fluida, eficaz y auténtica con usuarios, estado, proveedores, comunidad y demás afectados por la gestión de las mismas.

Argumento esto porque cada día son mayores las quejas de muchas personas que se benefician de programas y proyectos de asistencia social o de fomento socio económico, los cuales son en su mayoría operados por fundaciones y corporaciones. Muchas afirman que los proyectos no son acordes a las necesidades puntuales, especificaciones particulares y la realidad de ellos mismos. Esto no se me hace raro, pues desde hace mucho rato preferimos el uso de informes de gestión dejando a un lado la medición de impacto y de riesgo (espero que con las nuevas directrices de la ISO 9001:2015 se retome algo de este camino perdido, en especial con el evaluación de riesgos).

Qué es un análisis de involucrados:

Se entiende que un análisis de involucrados como un componente del proceso de gestión de proyectos que permite evaluar lo siguiente:

1. Intereses de los involucrados. 
2. Posibles conflictos entre los mismos.
3. Grado de poder que tiene cada involucrado para ir a la acción en función de los objetivos del proyecto.
4. Expectativas que tengan cada uno de los interesados con respecto a los objetivos propuestos.

Para los que se inician en el ámbito de gestión de proyectos la mejor forma de hacer este análisis de involucrados es generando procesos de participación previa que permita asociar los cuatro aspectos que les he mencionado. Igualmente hay instrumentos más avanzados como la sociometría que permite medir el grado de relación de actores en función de un problema.

Cómo condensar un análisis de involucrados:

La forma más sencilla sería, luego de hacer un diagnóstico inicial en donde estén todos los implicados, levantar el respectivo contexto del problema, identificar la severidad del problema raíz encontrado y la posible alternativa de solución, realizar una matriz para el análisis de involucrados. Una matriz tipo se vería de la siguiente forma:

Esta matriz de involucrados permite posteriormente elaborar un plano llamado mapa de relaciones el cual es muy útil para agrupar a los involucrados en cuatro tipos:

• Defensores: Tienen el mayor grado de poder y con expectativas positivas frente a la solución planteada.
• Colaboradores: Tienen menor poder pero expectativas positivas
• Antagónicos. Tienen mayor poder pero expectativas negativas
• Problemáticos: Tienen el menor poder y expectativas negativas.

Un posible mapa podría quedar de la siguiente forma:

Este agrupamiento es muy importante pues permite definir los tipos de negociación que se deben proponer a cada involucrado para que aporte en el proyecto, especialmente con los que tienen poder decisión pero que debido a la particularidad del problema pueden verse afectados con un mayor impacto (especialmente en el grupo de antagónicos). Igual sucede con el grupo de problemáticos a los cuales se les debe dar un rol que les permita ser veedores de las soluciones planteadas. Con los colaboradores deben existir mecanismos de compensación, pues por lo general son los actores de enlace con beneficiarios y usuarios.

Insisto, el no hacer un buen análisis de involucrados en sus proyectos permite el ingreso de la corrupción, el despilfarro, el sobrecosto y la pérdida de utilidades. La mejor solución es crear canales adecuados de comunicación con todos los afectados desde el día cero en que decida emprender soluciones a los problemas.

Buen fin de semana.